بخش سفارشات و مجموعه سازی
مقدمه:
کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی با هدف نیاز سنجی، گردآوري، و اشاعه اطلاعات شکل گرفته اند. بنابراین وظایف اصلی کتابخانه را می توان به سه دسته کلی تقسیم کرد: 1 )مجموعه سازي ، 2 )سازماندهی ، و 3 )اشاعه اطلاعات . باید توجه داشت که مجموعه سازي نخستین رکن در کتابداري و اطلاع رسانی و کتابخانه هاست؛ زیرا سایر فعالیت هاي کتابخانه به صورت مستقیم یا غیر مستقیم پس از مجموعه سازي شروع می شود و کمیت و کیفیت دورکن دیگر کتابخانه یعنی سازماندهی واشاعه اطلاعات به شدت متأثراز آن است. تأمین منابع اطلاعاتی به صورت درست، به موقع و متناسب با نیازهاي مراجعان می تواند ضمن غنی سازي مجموعه و رفع نیاز مخاطبان، باعث افزایش میزان استفاده ي سایر مراکز و سازمان ها از منابع و خدمات مجموعه از طریق امانت بین کتابخانه اي گردد.
با توجه به این مطالب داشتن یک خط مشی مدون مجموعه سازي در یک کتابخانه دانشگاهی داراي اهمیت خاصی می باشد.
1. فلسفه و هدف:
1-1-رسالت کتابخانه
رسالت اصلی کتابخانه، حمایت از برنامه هاي آموزشی و پژوهشی دانشگاه است. مجموعه کتابخانه باید بازتابی از مطالب جاري در موضوعات مورد تدریس و تحقیق باشد و بتواند با تحولات در برنامه ها و فعالیتهاي آموزشی و پژوهشی دانشگاه تحول و گسترش یابد.
1-2- هدف
هدف کتابخانه تامین منابع لازم براي پاسخگویی به نیازهاي آموزشی، تحقیقاتی و مطالعاتی دانشجویان، اعضاي هیات علمی و کارکنان و سایر افراد استفاده کننده از کتابخانه میباشد.
2.تعاریف:
2-1-مجموعه سازي:
مجموعه سازي عبارتست از عمل یا فرایند نیازسنجی، انتخاب، سفارش، تهیه و دسترس پذیر ساختن محتواي منابع اطلاعاتی مورد نیاز جامعه کتابخانه از راه هاي خرید، مبادله یا سایر روش هاي مرسوم و ارزیابی مداوم آن ها.
2-2-جامعه کتابخانه:
جامعه کتابخانه متشکل از کلیه اعضاي هیات علمی، دانشجویان و کارکنان دانشگاه علوم پزشکی قزوین
2-3-منابع کتابخانه:
منابع کتابخانه در فرایند مجموعه سازي شامل کتاب هاي فارسی و لاتین چاپی و الکترونیکی، مجلات چاپی و الکترونیکی، پایگاه هاي اطلاعاتی و منابع سمعی و بصري می باشد.
2-4-دامنه و پوشش:
کلیه منابع رشته هاي حوزه پزشکی ، علوم پایه و بالینی
3.کمیته انتخاب منابع و مسئولیت:
3-1-کمیته انتخاب متشکل از ریاست کتابخانه، مسوول و کارشناسان واحد سفارشات، مسوول بخش امانت، مسوول بخش مرجع و نمایندگان گروه هاي آموزشی (متخصصین موضوعی)
تبصره: انتخاب متخصص موضوعی هر گروه با پیشنهاد مدیر گروه آن رشته و تایید رئیس دانشکده می باشد. مسئولیت تخصص موضوعی عبارتست از بررسی و تایید منابع تخصصی درخواستی از سوي دانشجویان و اعضاي هیئت علمی گروه آموزشی مربوطه، جستجو و انتخاب عناوین جدید منابع اطلاعاتی و معرفی آن به مسئول بخش سفارش جهت بررسی و خرید.
3-2-مسوولیت انتخاب مواد:
مسئولیت اصلی انتخاب مواد با رئیس کتابخانه است. وي وظیفه سیاست گذاري، تدوین آیین نامه هاي انتخاب، وجین و اهداء منابع و نظارت بر فرایند مجموعه سازي و ارزیابی مجموعه ها را به کمیته گزینش مواد تفویض می نمایید. بررسی و انتخاب مواد با کمیته انتخاب و مسوولیت اجرایی آن طبق آیین نامه بر عهده بخش سفارش و فراهم آوري مواد می باشد.
4.معیار کلی انتخاب و تهیه منابع:
انتخاب کتاب بر اساس نیازسنجی از جامعه استفاده کننده صورت می گیرد؛ که به این منظور معیارهاي ذیل مورد توجه قرار می گیرد:
1.در نظر گرفتن رسالت کتابخانه
2. نوع استفاده کننده و نیازهاي مطالعه کنندگان
3. توجه به رشته هاي تحصیلی موجود در دانشگاه و دانشکده
4. فضا و تقسیم بودجه اختصاص داده شده
5. توجه به منابع و مواد مرجع مورد نیاز
6. توجه به گروه هاي پژوهشی و پژوهشکده هاي فعال در دانشگاه
روش تهیه منابع:
تهیه کتاب به روشهاي خرید، اهدا و مبادله صورت می گیرد.
1. خرید:
خرید از نمایشگاه هاي فصلی و سالیانه کتاب از جمله نمایشگاه بین المللی کتاب تهران و یا از ناشران سطح شهر و کشور صورت
می گیرد.
2. اهداء:
بخش قابل توجهی از منابع کتابخانه از طریق اهدا دریافت می شود. کارشناسان بخش سفارش، پس از بررسی منابع دریافتی، منابع مورد نیاز کتابخانه را انتخاب و سایر منابع را به کتابخانه هاي دیگر اهدا می نمایند.
3. مبادله:
منابعی که شامل مبادله با کتابخانه هاي دیگر می شوند، دو دسته اند:
الف- منابعی که با توجه به سیاست هاي کتابخانه وجین می شوند. کتابخانه لیستی از منابع اطلاعاتی وجین شده مورد مبادله خود را در اختیار کتابخانه هاي دیگر قرار می دهد تا بعد از انتخاب اولیه، در مورد چگونگی مبادله،
مذاکرات لازم صورت پذیرد.
ب- مبادله نشریات جاري دانشگاه با نشریات جاري سایر دانشگاه ها و سازمانها
4. معیارهاي عمومی انتخاب مواد
4-1-مرتبط با رشته ها و موضوعات مورد نیاز دانشگاه
4-2-توجه به اعتبار نویسنده، مترجم و ناشر
4-3-توجه به اعتبار، صحت و روزآمد بودن اطلاعات
4-4-جامعیت موضوع و عمق محتواي اثر
4-5-شایستگی علمی اثر
4-6-نیاز مراجعان
4-7-شکل ظاهري
5. سیاست فراهم آوري انواع منابع :
5-1-متون درسی:
با توجه به رسالت اصلی کتابخانه، منابع درسی، از مهمترین منابعی هستند که در فرایند مجموعه سازي نقش اساسی دارند.این منابع شامل منابع درسی دانشگاهی و منابع کمک آموزشی هستند که هدف اصلی تهیه منابع درسی دانشگاهی و در مرحله بعد برخی منابع کمک درسی با توجه به نیاز مراجعه کنندگان تهیه می شوند.
5-2-منابع مرجع:
این گونه منابع با توجه به نوع، نیاز و جامعه استفاده کننده کتابخانه با پیشنهاد مسوول بخش مرجع، متخصصان موضوعی، دانشجویان و اعضاي هیئت علمی تهیه می گردد.
5-3-آثار مذهبی، ادبی و هنري:
کتابخانه به منظور ارتقا سطح دینی و همچنین نیاز مطالعاتی دانشجویان و سایر استفاده کنندگان، کتابها و منابع اسلامی،ادیان و مذاهب، کتاب هاي تاریخی و آثار ادبی و هنري مشهور ایران و جهان را در حد نیاز با توجه به بودجه و فضاي کتابخانه تهیه می کند.
5-4-مواد دیداري شنیداري الکترونیکی و دیجیتالی:
این منابع در زمینه هاي مختلف آموزشی، علمی و غیره مطابق با نیازهاي گروه هاي آموزشی و جامعه استفاده کننده
از کتابخانه تهیه می شود.
بدیهی است منابع تجاري، تبلیغاتی، سینمایی و سرگرمی جزء موارد فوق نخواهد بود.
6. نشریات
6-1- مطبوعات آرشیوي
نشریات چاپی و غیر چاپی موضوعی که به تایید گروه هاي مختلف آموزشی رسیده است در حد امکانات و توانایی
کتابخانه حداقل یک نسخه جهت آرشیو مخزن مطبوعات خریداري می شود.
6-2-مطبوعات روز
این نشریات با توجه به نیاز مراجعان و درخواست کمیته انتخاب تهیه می شود.
7. پایگاه هاي اطلاعاتی:
خرید و تمدید اشتراك پایگاه هاي اطلاعاتی فارسی و لاتین با توجه به نظر کمیته بر اساس سیاست دانشگاه و از طریق عضویت در کنسرسیوم و یا مذاکره مستقیم با ناشران بین المللی و با توجه به نظر کمیته تامین منابع دانشگاه انجام می گیرد.
8. نحوه سفارش و خرید کتاب:
سفارش کتاب توسط دانشجویان، اعضاء هیئت علمی و کارکنان دانشگاه از طریق پرتال دانشکده صورت می گیرد. منابع درخواستی توسط کارشناس سفارش مربوطه بررسی می گردد. منابعی که نیاز به بررسی متخصص موضوعی دارد، به نماینده گروه آموزشی مربوط ارجاع داده می شود. در نهایت فهرستی از منابع درخواستی تهیه می گردد و اعضاي کمیته انتخاب فهرست نهایی را بررسی و تایید می کنند.
9. بودجه:
شاخص هاي اختصاص بودجه براي خرید کتاب هاي تخصصی بر اساس تعداد رشته ها و گرایش هاي تحصیلی در مقاطع کارشناسی، کارشناسی ارشد، دکترای حرفه ای و دکتراي تخصصی پزشکی و Ph.D و تعداد دانشجویان هر یک از این مقاطع تحصیلی، تعداد اعضاي هیئت علمی و همچنین میزان استفاده این افراد از منابع کتابخانه تعیین می گردد.